あれ?この案件、見積の割に時間かかりすぎじゃね?
あぁ、安く見積もり過ぎたわ…

基本的に僕は作業時間で見積もりを出すんですが、みなさんこんなことありませんか?
僕は多々あります。(よくないこと)

そこで自分がどういう作業にどれだけ時間をかけているのか理解しておきたい。という方に、僕が無料のツールを使ってやっている作業時間管理法をご紹介。

目次

  1. 作業時間を把握することでのメリット
  2. やることを管理する
  3. やった時間を管理する
  4. 予定時間と実作業時間を比較する
  5. おわりに

作業時間を把握することでのメリット

なぜ作業時間を把握しておくといいのか。

  • 見積もりが感覚で出せる(無駄に時間をかけなくてすむ)
  • 工数が感覚で出せる
  • 実作業時間との差を知ることができる

といったところでしょうか。

僕にとってはちょっとした見積もりでも時間をかけすぎてしまうところがあるので、これを感覚で「いくらくらいかな」と安くもなく高くもなく出せるようになることは非常に有効です。

あわせて工数も把握できるので、他の案件との兼ね合いや個人的スケジュールにあわせて、お客さんにすぐに返事をすることができます。
もちろん、打ち合わせの場でも概算として出すこともできます。
(個人的にはそこから一旦持ち帰って、もう一度考えてからメールで連絡というパターンが多いです)

やることを管理する

やることを管理するのは表が便利。
そこで使うのはGoogleドキュメントのスプレッドシート
Googleスプレッドシート - 2つの無料ツールを使って簡単に作業時間管理する方法

一行目に日付、分類、項目、予定時間、作業時間、差分、評価と見出しをつけます。
Googleスプレッドシート記入例 - 2つの無料ツールを使って簡単に作業時間管理する方法

分類というのは案件名をかいてたりします。
項目は作業名。TOPデザインだったり、ページコーディングとか。ここは使い回す感じで書いています。
予定時間は、自分がどれくらいの時間でこの作業を終わらせることができるかを考えて書いておきます。
その他は作業が終わってから記入します。

一日の作業分をまずはだらだらっと書き出したら準備完了です。

やった時間を管理する

やった時間を管理するのはtogglを使っています。
toggl - 2つの無料ツールを使って簡単に作業時間管理する方法

先ほどスプレッドシートに書いた項目を「現在の作業」欄に。
分類を「プロジェクト」に記入しています。
タグはあんまり使いません。
toggl記入例 - 2つの無料ツールを使って簡単に作業時間管理する方法

これだけ記入したら「開始」を押して作業開始。
作業が終わったら「停止」を押します。

これで自分がその作業にどれだけ時間をかけたのか把握出来ましたね。

予定時間と実作業時間を比較する

ちょっとした休憩時間や一日の終りにtogglから作業時間をスプレッドシートに貼り付けます。
そこで計算されるのが「差分」と「評価」です。
作業時間l記入例 - 2つの無料ツールを使って簡単に作業時間管理する方法

差分は自分の時間見積もりと自分の作業した時間の差。
評価はその差がプラスだったのかマイナスだったのかを評価しています。

評価基準は人それぞれだと思いますが、僕の場合、30分以内の差であればいい評価。1時間以内の差であればまあまあ。それ以上だとやる気あんのかこのやろう。みたいな感じでわけてます。

これを毎日繰り返し続けていけば、1ヶ月経つ頃には差は30分以内に落ち着いてくると思います。

おわりに

「ページ単価いくら」で見積もってたこともありますが、最近はjQueryだったりWordPressだったりで、単純に計算しづらいものも多いんで、時間見積もりにしています。
もちろんその作業毎に最低金額は決めていますけど。

時間が把握できるようになったことで、一番大きかったのはお客さんへの見積もりと工数の連絡が早くなったことです。
これ返すのが長くなると、迷いも出てきちゃうし、やる気も削がれてきちゃうし…。

ただ注意しないといけないのは、計測し始めの頃はtogglを開始、停止するのを忘れてしまうことです。
僕は結構忘れることが多くて、togglから「まだ動いてるけど作業してる?」ってメールが着てました…。
togglはiPhoneアプリもあるので、手元に置いておけば忘れることもないかもしれませんね。

時間見積もりしたいとか、自分が何にどれだけ作業してるのか知りたいという方はぜひ試してみてください。

そいぎ~。


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